Cloud migratie voor een MKB-bedrijf werkt in grote lijnen zo: een IT-partner inventariseert je huidige omgeving, bepaalt welke data en applicaties naar de cloud gaan, en voert de overstap gefaseerd uit zodat je bedrijf gewoon door kan draaien. Voor de meeste bedrijven met 10 tot 100 medewerkers duurt het traject tussen de twee en acht weken, afhankelijk van de complexiteit van de huidige IT-omgeving. De vragen die daarna het vaakst opkomen, beantwoorden we hieronder stap voor stap.
Wat gebeurt er technisch tijdens een cloud migratie?
Tijdens een cloud migratie worden je data, applicaties en werkplekken verplaatst van een lokale server of on-premise omgeving naar een cloudinfrastructuur. Dat klinkt technisch, maar het komt neer op vier concrete stappen: inventarisatie, planning, uitvoering en validatie. Jij merkt er zo min mogelijk van, want een goede migratie verloopt buiten kantooruren.
De inventarisatie is het fundament. Een IT-partner brengt in kaart welke applicaties je gebruikt, waar je data staat, hoe groot die data is, en welke medewerkers toegang nodig hebben tot wat. Pas als dat beeld compleet is, begint de technische uitvoering.
Tijdens de uitvoering worden bestanden, e-mailgeschiedenis en instellingen overgezet naar de nieuwe omgeving. Applicaties die in de cloud draaien, worden geconfigureerd. Werkplekken worden ingericht zodat medewerkers de volgende ochtend kunnen inloggen alsof er niets veranderd is. Na de migratie volgt een testfase: werkt alles? Heeft iedereen toegang? Zijn back-ups actief?
TCA voert dit proces uit via een vaste aanpak waarbij de cloud werkplek inclusief beveiliging, back-ups en beheer wordt opgeleverd als één geheel, niet als losse onderdelen die je zelf aan elkaar moet knopen.
| Afspraak maken |
Hoe lang duurt een cloud migratie voor een MKB-bedrijf?
Een cloud migratie voor een MKB-bedrijf duurt gemiddeld twee tot acht weken. Bedrijven met een eenvoudige omgeving, weinig maatwerkapplicaties en een overzichtelijke datastructuur zitten aan de onderkant van die bandbreedte. Bedrijven met een verouderde serveromgeving, meerdere vestigingen of branchespecifieke software hebben meer tijd nodig.
De tijdlijn bestaat ruwweg uit drie fasen:
- Voorbereiding (1 tot 2 weken): inventarisatie van de huidige omgeving, keuze van het cloudmodel en planning van de uitvoering.
- Migratie (1 tot 4 weken): gefaseerde overzetting van data, e-mail, applicaties en werkplekken, bij voorkeur buiten werktijden.
- Stabilisatie (1 tot 2 weken): testen, fijnafstelling, gebruikerstraining en monitoring van de nieuwe omgeving.
Een veelgemaakte fout is de voorbereiding onderschatten. Bedrijven die geen goede inventarisatie doen, lopen tijdens de uitvoering tegen verrassingen aan, zoals applicaties die niet compatibel zijn met de nieuwe omgeving of data die op meerdere plekken tegelijk staat. Een grondige voorfase bespaart tijd en voorkomt onverwachte kosten.
Wat zijn de kosten van cloud migratie per medewerker?
De kosten van een cloud migratie voor een MKB-bedrijf bestaan uit twee delen: eenmalige migratiekosten en terugkerende maandelijkse kosten per medewerker. De migratiekosten variëren sterk op basis van de complexiteit van je omgeving. De maandelijkse kosten voor een volledige cloudwerkplek liggen voor de meeste MKB-bedrijven tussen de 50 en 100 euro per medewerker per maand, inclusief licenties, beheer en beveiliging.
Wat zit er in die maandelijkse kosten? Een compleet pakket omvat doorgaans:
- Microsoft 365-licentie (e-mail, Microsoft Teams, Office-applicaties)
- Cloudopslag en back-ups
- Beveiliging van de werkplek
- Beheer en monitoring door een IT-partner
- Helpdesk voor vragen en storingen
Vergeleken met de kosten van een fysieke server, inclusief aanschaf, onderhoud, energie en vervanging na vijf à zeven jaar, vallen de maandelijkse cloudkosten voor de meeste bedrijven gunstiger uit. Het grote verschil is voorspelbaarheid: je weet elke maand wat je betaalt, zonder onverwachte rekeningen bij een storing.
TCA biedt de cloudwerkplek aan als Modern Work Suite, een pakket met vaste maandprijs per medewerker dat licenties, beheer, back-ups en beveiliging bundelt.
Wat zijn de grootste risico’s bij cloud migratie en hoe worden ze voorkomen?
De drie grootste risico’s bij cloud migratie zijn dataverlies tijdens de overstap, downtime die de bedrijfsvoering verstoort, en onverwachte kosten door een slecht geplande migratie. Alle drie zijn goed beheersbaar als je de migratie gestructureerd aanpakt met een ervaren IT-partner.
Dataverlies voorkomen
Dataverlies ontstaat niet doordat de cloud onveilig is, maar doordat er fouten worden gemaakt tijdens de overstap. De oplossing is simpel: zorg voor een volledige back-up van alle data vóórdat de migratie begint. Zo heb je altijd een terugvalpositie als er iets misgaat. Een goede IT-partner maakt dit standaard onderdeel van het migratieproces.
Downtime beperken
Downtime is te beperken door de migratie buiten werktijden uit te voeren en in fasen te werken. Kritische systemen migreer je als laatste, nadat de rest al stabiel draait in de nieuwe omgeving. Zo blijft de impact op de dagelijkse bedrijfsvoering minimaal.
Onverwachte kosten vermijden
Onverwachte kosten ontstaan door een incomplete inventarisatie vooraf. Applicaties die niet compatibel zijn, data die op meerdere locaties staat, of licenties die niet kloppen: dit alles kost extra tijd en dus geld. Een grondige voorfase, inclusief een security baseline check van je huidige omgeving, voorkomt dat je tijdens de migratie voor verrassingen staat.
Wanneer is een bedrijf klaar voor cloud migratie?
Een bedrijf is klaar voor cloud migratie als de huidige IT-omgeving de groei of het dagelijks functioneren belemmert, en als er een duidelijk beeld is van welke applicaties en data mee moeten. Je hoeft technisch niet alles op orde te hebben, maar je hebt wel een IT-partner nodig die de voorbereiding samen met je oppakt.
Signalen dat het tijd is voor de overstap:
- De server is ouder dan vijf jaar en vertoont regelmatig storingen
- Nieuwe medewerkers onboarden duurt dagen in plaats van uren
- Thuiswerken gaat moeizaam door trage VPN-verbindingen of bestanden die niet syncen
- Je weet niet wat je IT je maandelijks kost, of de kosten zijn onvoorspelbaar
- Medewerkers klagen over trage systemen of werken om de IT heen
Je hoeft niet te wachten tot de server het definitief begeeft. Proactief migreren is altijd beter dan migreren onder druk van een storing. Een goede eerste stap is een hardware check: wat is de staat van je huidige apparatuur, en wat is er nodig voor de overstap? TCA biedt dit als IT-partner gratis aan, inclusief 30 dagen vrijblijvend uitproberen van de cloudwerkplek.
| Afspraak maken |
Wat is het verschil tussen publieke cloud, private cloud en hybride cloud?
Het verschil tussen publieke cloud, private cloud en hybride cloud zit in waar je data staat en wie de infrastructuur beheert. Bij een publieke cloud deel je infrastructuur met andere organisaties. Bij een private cloud heb je een eigen, afgeschermde omgeving. Een hybride cloud combineert beide. Voor MKB-bedrijven is de keuze sterk afhankelijk van de sector en de gevoeligheid van de data.
Publieke cloud
Bij een publieke cloud draait je werkplek op gedeelde infrastructuur van een grote cloudaanbieder. Dit is de meest gangbare vorm voor standaard samenwerking en e-mail. De kosten zijn laag en de schaalbaarheid is hoog. Voor de meeste bedrijven werkt dit prima.
Private cloud
Een private cloud biedt een eigen, afgeschermde omgeving, waarbij de data fysiek op een specifieke locatie staat. Dit is relevant voor bedrijven in gereguleerde sectoren, zoals zorg of juridische dienstverlening, of voor organisaties die om privacyredenen hun data in Nederland willen houden. TCA beschikt over een eigen VMware Virtual Datacenter in Nederland, waarmee je de voordelen van de cloud combineert met volledige controle over de locatie van je data.
Hybride cloud
Een hybride cloud combineert een private omgeving met publieke cloudservices. Gevoelige data blijft in de private cloud; standaard samenwerking en communicatie lopen via publieke diensten. Dit model biedt flexibiliteit en is voor veel MKB-bedrijven een praktische middenweg.
Welk model het beste past, hangt af van je branche, de aard van je data en de eisen die klanten of wetgeving aan je stellen. Een IT-partner die alle drie de modellen kent, helpt je de juiste keuze te maken. Meer weten over hoe TCA dit aanpakt? Bekijk het volledige dienstenaanbod of neem direct contact op voor een vrijblijvend gesprek.