Hoe werkt samenwerken in realtime met SharePoint en Teams?

Samenwerken in realtime met SharePoint en Teams betekent dat meerdere collega’s tegelijkertijd hetzelfde document openen, bewerken en veranderingen zien zonder dat iemand hoeft te wachten. Dat werkt omdat Microsoft 365 documenten centraal opslaat in SharePoint, terwijl Teams de communicatielaag erbovenop legt. In dit artikel beantwoorden we de meestgestelde vragen over hoe die samenwerking precies in zijn werk gaat.

Wat kun je tegelijkertijd doen in SharePoint en Teams?

In SharePoint en Teams kun je tegelijkertijd documenten bewerken, opmerkingen plaatsen, versies bekijken en met collega’s chatten over de inhoud van een bestand. Meerdere gebruikers kunnen op hetzelfde moment in een Word-document, Excel-bestand of PowerPoint-presentatie werken. Elke wijziging is direct zichtbaar voor de anderen, inclusief de cursor van je collega.

Concreet betekent dit dat jij de introductie van een offerte aanpast terwijl een collega de bijlage invult. Je ziet elkaars bewerkingen in realtime verschijnen, kleurgecodeerd per gebruiker. Naast het gezamenlijk bewerken kun je ook:

• Opmerkingen toevoegen en beantwoorden zonder het document te verlaten
• Eerdere versies terugzetten via de versiegeschiedenis
• Bestanden delen met specifieke collega’s of externe partijen
• Vanuit Teams direct een gesprek starten over een document

Dat maakt de combinatie van SharePoint en Teams bijzonder praktisch voor teams die op verschillende locaties werken. De Microsoft 365 pakketten van TCA bevatten standaard toegang tot beide tools, inclusief het beheer ervan.

Hoe werkt co-authoring in Microsoft 365 precies?

Co-authoring in Microsoft 365 werkt doordat bestanden worden opgeslagen in SharePoint of OneDrive, niet lokaal op een computer. Wanneer twee gebruikers hetzelfde bestand openen, synchroniseert Microsoft 365 de wijzigingen van beide gebruikers via de cloud naar alle geopende exemplaren. Elke bewerking wordt automatisch opgeslagen en doorgezet.

Technisch gezien vergrendelt het systeem niet het hele document zodra iemand het opent, zoals bij oudere bestandssystemen het geval was. In plaats daarvan werkt Microsoft 365 met alinea- of celniveau-vergrendeling: jij bewerkt alinea drie, een collega bewerkt alinea zeven, en geen van beiden heeft last van de ander.

Voorwaarde is wel dat iedereen het bestand opent via de webversie of via de desktopapplicatie met een actieve Microsoft 365-verbinding. Opent iemand het bestand als lokale kopie, dan valt co-authoring weg en ontstaat het risico op conflicterende versies.

Wat is het verschil tussen bewerken in Teams en in SharePoint?

Het verschil tussen bewerken in Teams en in SharePoint zit niet in de inhoud van het bestand, maar in de context. In Teams open je een document vanuit een kanaalconversatie of tabblad, met de chat en het bestand naast elkaar. In SharePoint open je hetzelfde bestand via de documentbibliotheek, met meer focus op bestandsbeheer en mappen.

Beide methoden werken op hetzelfde bestand. Een document dat je in Teams bewerkt, is precies hetzelfde bestand als wat je in SharePoint ziet. Teams is de snelle werkplek voor samenwerking; SharePoint is de gestructureerde opslagplaats voor documentbeheer. Voor dagelijks gebruik kiezen de meeste teams voor Teams. Voor het beheren van grote hoeveelheden documenten, het instellen van rechten of het zoeken door archieven is SharePoint de betere plek.

Waarom synchroniseert een bestand soms niet direct?

Een bestand synchroniseert soms niet direct omdat de verbinding met Microsoft 365 even wordt onderbroken, de OneDrive-synchronisatieclient een update verwerkt, of omdat het bestand lokaal is geopend in plaats van via de cloud. In de meeste gevallen lost dit zichzelf op binnen enkele seconden tot minuten zodra de verbinding hersteld is.

Veelvoorkomende oorzaken zijn:

• Een onstabiele internetverbinding, bijvoorbeeld via een haperende VPN
• Een bestand dat door iemand anders is vergrendeld in de oudere “exclusief bewerken”-modus
• De OneDrive-client die niet actief draait of moet worden herstart
• Een bestandsformaat dat co-authoring niet ondersteunt, zoals oudere .doc- of .xls-bestanden

Gebruik je nog een lokale server met bestanden die handmatig worden gesynchroniseerd, dan is dit een structureel probleem in plaats van een incidentele storing. Een volledig cloudgebaseerde werkplek elimineert die afhankelijkheid. TCA helpt organisaties met de overstap naar zo’n omgeving via de cloud werkplek oplossingen die alles vanuit één beheerde omgeving draaien.

Wie bepaalt wie een document mag bewerken of alleen mag lezen?

De eigenaar van een SharePoint-site of Teams-kanaal bepaalt wie een document mag bewerken of alleen mag lezen. Dit gaat via machtigingsniveaus die je instelt op het niveau van de site, de bibliotheek, een map of een individueel bestand. Microsoft 365 kent standaard drie niveaus: lezen, bewerken en volledig beheer.

In de praktijk werkt dit zo:

• Leden van een Teams-kanaal krijgen standaard bewerkingsrechten op de bijbehorende SharePoint-bibliotheek
• Gasten of externe gebruikers kun je uitnodigen met beperkte rechten, zoals alleen lezen of alleen reageren op opmerkingen
• Op individuele bestanden kun je rechten verder inperken, onafhankelijk van de mapinstellingen

Een goede rechtenstructuur voorkomt dat collega’s per ongeluk documenten overschrijven of dat gevoelige bestanden bij de verkeerde mensen terechtkomen. Dit is ook een onderdeel van een bredere IT-beveiligingsstrategie. Meer over hoe TCA dat aanpakt lees je op de pagina over TCA als IT-partner.

Wanneer is een gedeeld Teams-kanaal beter dan een SharePoint-site?

Een gedeeld Teams-kanaal is beter dan een aparte SharePoint-site wanneer je samenwerkt met een vaste, kleine groep mensen aan een afgebakend project of thema, en de communicatie en documenten bij elkaar wilt houden. Een SharePoint-site is beter geschikt wanneer je een grotere hoeveelheid documenten beheert, complexe machtigingsstructuren nodig hebt of een intranetpagina wilt bouwen.

Kies voor een gedeeld Teams-kanaal als:

• De samenwerking projectmatig is en een duidelijk begin en einde heeft
• Je snel wilt schakelen via chat zonder steeds van omgeving te wisselen
• Je externe deelnemers wilt toevoegen zonder ze toegang te geven tot de hele organisatie

Kies voor een SharePoint-site als:

• Je een centraal kennisportaal of intranet wilt bouwen
• Je werkt met meerdere afdelingen die elk hun eigen documentbibliotheken beheren
• Je gedetailleerde controle nodig hebt over wie wat mag zien en bewerken

In de meeste MKB-omgevingen is de combinatie het meest effectief: Teams voor dagelijkse samenwerking en communicatie, SharePoint als de onderliggende opslag en structuur. Als gecertificeerd Microsoft Solutions Partner helpt TCA organisaties om die structuur goed in te richten, zodat medewerkers efficiënt samenwerken zonder te verdwalen in mappen of rechten.

Wil je weten hoe jouw organisatie SharePoint en Teams optimaal kan inzetten? TCA denkt graag mee als strategische IT-partner, van inrichting tot dagelijks beheer.

Gerelateerde artikelen

• Hoe vraag ik mijn toeleveranciers om NIS2-compliance aan te tonen?
• Hoe cyberweerbaar is het mkb?
• Wat is het verschil tussen essentiële en belangrijke entiteiten onder NIS2?
• Wat is het verschil tussen OneDrive en SharePoint voor bestandsbeheer?
• Waarom werkt thuiswerken beter met Microsoft 365 dan met een VPN?