Wat is het verschil tussen OneDrive en SharePoint voor bestandsbeheer?

Rutger Spanjer ·
Open archiefkast met persoonlijke mappen en gedeelde teamordners in een modern kantoor met blauwe en grijze tinten.

OneDrive is bedoeld voor persoonlijke bestanden van individuele medewerkers, terwijl SharePoint dient als gedeelde opslagplek voor teams en projecten. Het verschil zit in eigenaarschap: bestanden in OneDrive horen bij een persoon, bestanden in SharePoint horen bij de organisatie. Voor de meeste bedrijven die werken met Microsoft 365 Business zijn beide tools nodig en vullen ze elkaar aan.

In dit artikel beantwoorden we de meest gestelde vragen over OneDrive en SharePoint, zodat je precies weet welke tool je wanneer gebruikt.

Wanneer gebruik je OneDrive en wanneer SharePoint?

Gebruik OneDrive voor bestanden die primair van jou zijn: concepten, persoonlijke notities, werkdocumenten die je nog niet wilt delen. Gebruik SharePoint voor alles wat het team nodig heeft: gedeelde procedures, projectdocumenten, klantdossiers. De vuistregel is simpel: als anderen er structureel bij moeten kunnen, hoort het in SharePoint.

OneDrive gedraagt zich als een persoonlijke cloudschijf. Je kunt bestanden wel delen vanuit OneDrive, maar het eigenaarschap blijft bij jou. Dat is precies het probleem als je bij een bedrijf weggaat: die bestanden verdwijnen met jou mee, tenzij ze tijdig zijn overgezet.

SharePoint werkt andersom. Documenten staan op een teamsite die toebehoort aan de organisatie, niet aan een individu. Iedereen met de juiste rechten heeft toegang, ongeacht wie het bestand heeft aangemaakt. Dat maakt SharePoint geschikt voor alles wat bedrijfskritisch is of door meerdere mensen beheerd wordt.

Hoe werkt de mappenstructuur in OneDrive versus SharePoint?

In OneDrive maak je zelf een mappenstructuur op basis van jouw werkwijze. Er is geen vaste hiërarchie en je bent vrij om het in te richten zoals jij wilt. In SharePoint werkt de structuur via teamsites en documentbibliotheken, waarbij de organisatie bepaalt hoe alles is ingedeeld. SharePoint vraagt dus meer voorwerk, maar levert meer consistentie op.

Een praktisch verschil: in SharePoint kun je metadata toevoegen aan bestanden, zoals projectnummer, afdeling of status. Dat maakt zoeken en filteren veel krachtiger dan een traditionele mappenstructuur. In OneDrive werk je puur met mappen en bestandsnamen, vergelijkbaar met een lokale schijf.

Voor bedrijven die groeien is de structuur van SharePoint een voordeel. Een nieuwe medewerker vindt documenten terug via de teamsite, zonder dat iemand hoeft uit te leggen waar alles staat. Dat is een direct voordeel ten opzichte van de situatie waarbij elk teamlid zijn eigen OneDrive-structuur hanteert.

Wat gebeurt er met bestanden als een medewerker vertrekt?

Bestanden in OneDrive zijn gekoppeld aan het account van de medewerker. Als dat account wordt verwijderd, verdwijnen de bestanden, tenzij de IT-beheerder tijdig actie onderneemt. Bestanden in SharePoint blijven altijd beschikbaar, omdat ze eigendom zijn van de organisatie en niet van een individu.

Dit is een van de meest onderschatte risico’s bij bedrijven die alles in OneDrive bewaren. Iemand vertrekt, het account wordt afgesloten, en ineens ontbreekt een heel jaar aan klantcorrespondentie of projectdocumentatie. Met SharePoint als centrale opslagplek bestaat dit probleem niet.

Binnen Microsoft 365 kan een beheerder bij vertrek van een medewerker het OneDrive-account tijdelijk toegankelijk houden en de inhoud overzetten naar een collega of teamsite. Maar dat vereist een bewust offboardingproces. Als dat ontbreekt, is het risico op dataverlies reëel. TCA helpt organisaties dit soort processen te automatiseren als onderdeel van gebruikersbeheer.

Kunnen OneDrive en SharePoint samenwerken?

Ja, OneDrive en SharePoint zijn nauw met elkaar geïntegreerd binnen Microsoft 365. Je kunt SharePoint-bibliotheken synchroniseren naar je lokale apparaat via de OneDrive-app, zodat je bestanden ziet alsof ze op je eigen schijf staan. Achter de schermen staan ze gewoon in SharePoint en blijven ze eigendom van de organisatie.

Die synchronisatie is voor veel gebruikers het beste van twee werelden: je werkt lokaal met de vertrouwde bestandsverkenner, maar de opslag is gecentraliseerd en gedeeld. Wijzigingen worden automatisch gesynchroniseerd naar alle teamleden die dezelfde bibliotheek hebben gekoppeld.

Ook Copilot in Microsoft 365 profiteert van deze integratie. Copilot kan zoeken in zowel OneDrive als SharePoint om relevante documenten te vinden, samenvattingen te maken of informatie te combineren uit meerdere bronnen. Hoe beter de bestanden zijn georganiseerd in SharePoint, hoe nuttiger Copilot wordt als assistent.

Welke tool is beter voor samenwerken aan documenten?

SharePoint is beter geschikt voor structureel samenwerken aan documenten, omdat bestanden centraal staan en altijd toegankelijk zijn voor het hele team. OneDrive is handiger voor documenten die je zelf bewerkt en daarna eventueel deelt. Voor realtime samenwerking aan hetzelfde document werken beide tools overigens even goed, omdat Microsoft 365 co-authoring ondersteunt in Word, Excel en PowerPoint.

Het verschil zit hem meer in het beheer dan in de bewerkingsfunctionaliteit. In SharePoint zie je versiegeschiedenis per bestand, kun je rechten instellen per bibliotheek of map, en kun je meldingen instellen als iemand een document wijzigt. Dat maakt SharePoint geschikter voor situaties waarbij meerdere mensen verantwoordelijkheid dragen voor dezelfde documenten.

Voor teams die intensief samenwerken aan projecten is SharePoint dan ook de logische keuze als thuisbasis voor gedeelde documenten, met OneDrive als persoonlijke werkruimte voor concepten en conceptversies.

Hoeveel opslagruimte bieden OneDrive en SharePoint?

Elke gebruiker met een Microsoft 365 Business-licentie krijgt 1 TB opslagruimte in OneDrive. SharePoint biedt standaard 1 TB gedeelde opslag voor de hele organisatie, plus 10 GB extra per licentie die je afneemt. Een bedrijf met 20 medewerkers heeft dus standaard 1 TB plus 200 GB beschikbaar in SharePoint, wat voor de meeste MKB-bedrijven ruimschoots voldoende is.

Opslagruimte is voor de meeste bedrijven zelden een knelpunt. Wat vaker speelt, is de vraag hoe de opslag is ingericht en wie toegang heeft tot wat. Een goed ingerichte SharePoint-omgeving met duidelijke teamsites en rechtenstructuur is waardevoller dan extra gigabytes.

Wil je weten hoe jouw organisatie OneDrive en SharePoint optimaal inzet als onderdeel van een moderne werkplek? TCA is als gecertificeerd Microsoft Solutions Partner gespecialiseerd in Modern Work en helpt MKB-bedrijven bij het inrichten en beheren van hun Microsoft 365-omgeving. Neem een kijkje bij onze Microsoft 365 pakketten of lees meer over wie TCA is en hoe we werken.

Gerelateerde artikelen