Microsoft 365 en een cloudwerkplek zijn niet hetzelfde. Microsoft 365 is een pakket met software en tools zoals e-mail, Word en Teams. Een cloudwerkplek is een complete werkomgeving die je via internet gebruikt, inclusief applicaties, opslag, beveiliging en beheer. Voor veel MKB-bedrijven is dat onderscheid cruciaal als ze nadenken over werken in de cloud. De vragen hieronder geven je per onderwerp een helder antwoord.
Wat krijg je wel en niet met Microsoft 365?
Microsoft 365 levert je een licentie voor productiviteitstools: e-mail via Outlook, documenten via Word en Excel, videobellen via Teams, en cloudopslag via OneDrive en SharePoint. Wat je niet krijgt, is een complete IT-omgeving. Microsoft 365 regelt geen beheer van je apparaten, geen back-up van je bedrijfsdata, en geen beveiliging van je netwerk.
Dat klinkt misschien als een technisch detail, maar in de praktijk merk je het direct. Stel dat een medewerker zijn laptop kwijtraakt. Microsoft 365 zorgt er niet voor dat die laptop op afstand wordt gewist, tenzij je daar apart beleid voor hebt ingesteld. En als je server crasht, staat je data in OneDrive, maar ligt je werkplek nog steeds plat.
Microsoft 365 is een uitstekend fundament, maar geen eindoplossing. Het is de gereedschapskist, niet de werkplaats.
Wat is een cloudwerkplek precies?
| Afspraak maken |
Een cloudwerkplek is een volledige digitale werkomgeving die via internet beschikbaar is, ongeacht locatie of apparaat. Je werkt op kantoor, thuis of onderweg in exact dezelfde omgeving, met dezelfde bestanden, applicaties en instellingen. De cloudwerkplek omvat niet alleen software, maar ook beheer, beveiliging, licenties en ondersteuning.
Concreet betekent dit dat een nieuwe medewerker binnen uren operationeel is: account aanmaken, apparaat koppelen, en klaar. Geen handmatig installeren van software, geen wachten op een IT-monteur. Een vertrekkende medewerker sluit je in één handeling af, zodat de toegang direct stopt.
TCA levert cloudwerkplekken als een Modern Work Suite: een pakket dat werkplek, beveiliging, back-ups, licenties en beheer bundelt in één maandbedrag per medewerker. Zo weet je precies wat IT kost, zonder verrassingen achteraf.
Kan Microsoft 365 een server volledig vervangen?
Voor de meeste MKB-bedrijven kan Microsoft 365 de functies van een traditionele fileserver grotendeels overnemen, maar niet altijd volledig. Documenten en e-mail werken prima in de cloud via SharePoint en OneDrive. Maar bedrijfsspecifieke software, boekhoudpakketten of sectorapplicaties draaien vaak nog op een lokale server of vereisen een aparte cloudoplossing.
De vraag is dus niet of Microsoft 365 je server vervangt, maar welk deel van je serveromgeving je wilt vervangen en hoe je de rest inricht. Bedrijven die gevoelige data in Nederland willen houden, kiezen soms voor een private cloud in een Nederlands datacenter als aanvulling op Microsoft 365. Dat biedt de flexibiliteit van de cloud met de controle over de locatie van je data.
Een goede inventarisatie van je huidige omgeving, inclusief welke applicaties en workflows echt mee moeten, is de eerste stap. Zonder dat overzicht weet je niet wat je mist na de overstap.
Wat kost een cloudwerkplek per medewerker per maand?
De kosten van een cloudwerkplek variëren, maar het principe is altijd hetzelfde: een vast bedrag per medewerker per maand, inclusief licenties, beheer, beveiliging en support. Dat maakt IT-kosten voorspelbaar en vergelijkbaar met andere vaste bedrijfskosten. Geen onverwachte rekeningen bij een storing, geen grote investeringen in hardware.
Wat de prijs bepaalt, is de samenstelling van het pakket:
- Welk Microsoft 365-licentieniveau je kiest (Basic, Business Standard of Premium)
- Of er extra beveiliging, back-up of monitoring bij zit
- Of beheer van apparaten en gebruikers is inbegrepen
- Of je gebruikmaakt van een private cloud naast Microsoft 365
Bekijk de Microsoft 365-pakketten van TCA voor een concreet overzicht van wat er per variant is inbegrepen. Zo vergelijk je appels met appels in plaats van te gissen naar wat een offerte precies dekt.
Welke Microsoft 365-licentie past bij welk type medewerker?
Niet elke medewerker heeft dezelfde licentie nodig. De keuze hangt af van hoe iemand werkt en welke tools hij of zij dagelijks gebruikt. Een medewerker die alleen e-mail en Teams gebruikt, heeft andere behoeften dan iemand die intensief werkt met Word, Excel en externe samenwerkingspartners. Wil je weten hoe je Microsoft Teams inzet als centrale werkplek voor je organisatie, dan is het verstandig om licentiekeuzes daarop af te stemmen.
- Business Basic: geschikt voor medewerkers die voornamelijk webversies van Office-apps gebruiken en e-mail en Teams nodig hebben. Geen geïnstalleerde desktopapps.
- Business Standard: voor medewerkers die de volledige desktopversies van Word, Excel en PowerPoint nodig hebben, inclusief webinars en uitgebreidere Teams-functies.
- Business Premium: de meest complete variant, met geavanceerde beveiligings- en beheertools. Geschikt voor bedrijven die grip willen houden op apparaten en toegang, en die voldoen aan hogere beveiligingseisen.
In de praktijk zien we bij veel MKB-bedrijven een onlogische mix van licenties, waarbij medewerkers functies missen of juist betalen voor tools die ze nooit gebruiken. Een goede licentie-inventarisatie bespaart kosten en verhoogt de bruikbaarheid direct.
Hoe lang duurt de overstap naar een cloudwerkplek?
| Afspraak maken |
Een migratie naar een cloudwerkplek duurt voor de meeste MKB-bedrijven tussen de twee en zes weken, afhankelijk van de complexiteit van de huidige omgeving. Bedrijven met een relatief eenvoudige serveromgeving en weinig maatwerkapplicaties zijn sneller klaar. Organisaties met veel legacy-software of specifieke integraties hebben meer voorbereidingstijd nodig.
De doorlooptijd hangt af van drie factoren:
- Inventarisatie: welke data, applicaties en workflows moeten mee naar de cloud, en wat kan worden vereenvoudigd of vervangen?
- Migratieplanning: wanneer verplaats je welke onderdelen, zodat de bedrijfsvoering niet stilvalt?
- Adoptie: hoe zorg je dat medewerkers de nieuwe omgeving snel oppikken en er ook echt mee werken?
TCA begeleidt de volledige cloud migratie van inventarisatie tot oplevering. Om de drempel te verlagen, biedt TCA een gratis hardware check aan en kun je de eerste 30 dagen zonder risico uitproberen. Zo weet je wat je kunt verwachten voordat je een langdurig besluit neemt.
Wil je weten wat de overstap voor jouw organisatie concreet betekent? Lees meer over hoe TCA werkt of neem direct contact op voor een vrijblijvend gesprek.
Gerelateerde artikelen
- Wat is het verschil tussen ISO 27001 en de NIS2-richtlijn?
- Wat is het verschil tussen phishing en spear phishing?
- Wat is het verschil tussen SharePoint en een gewone gedeelde schijf?
- Hoe bescherm ik mijn bedrijf tegen ransomware als mkb-ondernemer?
- Wat gebeurt er met mijn data tijdens een cloud migratie?