Het onboarden van nieuwe medewerkers duurt zo lang omdat bijna alles handmatig moet gebeuren. Een account aanmaken, toegangsrechten instellen, software installeren, de laptop configureren: bij traditionele IT-omgevingen met een lokale server is elke stap een aparte taak die iemand fysiek moet uitvoeren. Bedrijven die overstappen op een cloudwerkplek lossen dit structureel op. In dit artikel beantwoorden we de meest gestelde vragen over IT-onboarding en wat je eraan kunt doen.
Wat maakt IT-onboarding zo tijdrovend in de praktijk?
IT-onboarding is tijdrovend omdat de benodigde stappen bij traditionele omgevingen niet geautomatiseerd zijn. Elk nieuw account, elke applicatie en elk toegangsrecht moet handmatig worden aangemaakt, geconfigureerd en getest. Dat vraagt tijd van de IT-beheerder, en ondertussen kan de nieuwe medewerker nog niet aan het werk.
In de praktijk ziet dit er zo uit: de nieuwe collega start op maandag, maar de laptop is nog niet ingericht. De IT-beheerder is druk met andere zaken. De manager weet niet precies welke software nodig is. Uiteindelijk werkt de medewerker pas donderdag volledig productief. Dat zijn drie verloren dagen per nieuwe aanstelling.
De oorzaak ligt dieper dan alleen tijdgebrek. Bij een lokale serveromgeving zijn gebruikersaccounts, software-installaties en netwerkrechten nauw verbonden met de fysieke infrastructuur. Er is geen centrale plek waar je met een paar klikken een nieuwe werkplek aanmaakt. Alles is verspreid, gedocumenteerd of juist niet gedocumenteerd, en afhankelijk van de kennis van één of twee mensen.
| Afspraak maken |
Hoeveel tijd kost het gemiddeld om een nieuwe medewerker in te richten?
Bij bedrijven met een traditionele, servergebaseerde IT-omgeving duurt het inrichten van een nieuwe medewerker gemiddeld twee tot vijf werkdagen. Dat is de tijd tussen het moment dat de nieuwe collega start en het moment waarop alles werkt zoals het moet: e-mail, bestanden, applicaties, rechten en apparatuur.
Die tijdspanne is niet overdreven. Denk aan wat er allemaal moet gebeuren:
- Een gebruikersaccount aanmaken in het systeem
- De juiste toegangsrechten toewijzen per map en applicatie
- Software installeren op een nieuwe of hergebruikte laptop
- E-mail instellen en koppelen aan de juiste distributiegroepen
- VPN-toegang configureren als de medewerker ook thuis werkt
- Uitleg geven over hoe alles werkt
Bij bedrijven die werken in de cloud kan dit proces worden teruggebracht tot een paar uur. Een profiel aanmaken, een licentie toewijzen, de laptop opstarten: de werkplek staat klaar. De tijdsbesparing is niet marginaal, maar structureel.
Waarom werkt thuiswerken stroef bij traditionele IT-omgevingen?
Thuiswerken verloopt stroef bij traditionele IT-omgevingen omdat die zijn ontworpen voor gebruik op kantoor. Bestanden staan op een lokale server die alleen bereikbaar is via een VPN-verbinding. Die VPN-verbinding is traag, valt regelmatig weg en werkt anders in elke thuissituatie. Medewerkers raken gefrustreerd, en de productiviteit lijdt eronder.
Het fundamentele probleem is dat een lokale server niet bedoeld is als remote-platform. VPN is een noodoplossing: je maakt een beveiligde tunnel naar het kantoornetwerk, maar de performance hangt af van de internetverbinding thuis, de belasting op de server en de configuratie van de thuisrouter. Bij videoconferenties, grote bestanden of meerdere gelijktijdige gebruikers loopt het systeem vast.
Daarbovenop komt de inconsistentie. De ene medewerker heeft alles op zijn laptop staan, de andere werkt via een gedeelde netwerkschijf die thuis niet bereikbaar is. Documenten worden lokaal opgeslagen in plaats van centraal, versies raken door elkaar en samenwerken in real-time is praktisch onmogelijk.
Wat is het verschil tussen een lokale server en een cloudwerkplek voor onboarding?
Het kernverschil is waar de werkplek leeft. Bij een lokale server is de werkplek gebonden aan fysieke hardware op kantoor. Bij een cloudwerkplek bestaat de werkplek als een digitaal profiel dat overal beschikbaar is, ongeacht apparaat of locatie. Voor onboarding betekent dit dat een nieuwe medewerker niet meer afhankelijk is van iemand die ter plekke de laptop configureert.
Lokale server: handmatig en locatiegebonden
Bij een traditionele serveromgeving moet een IT-beheerder fysiek of op afstand inloggen om accounts aan te maken, rechten te verlenen en software te installeren. Elke stap is een aparte handeling. Als de beheerder ziek is of andere prioriteiten heeft, wacht de nieuwe medewerker. De werkplek bestaat pas als iemand die actief heeft opgebouwd.
Cloudwerkplek: gestandaardiseerd en schaalbaar
Bij werken in de cloud maak je gebruik van sjablonen en centrale beheertools. Een nieuw account aanmaken koppelt automatisch de juiste licenties, applicaties en toegangsrechten. De medewerker logt in op een willekeurig apparaat en ziet direct zijn of haar werkplek, inclusief alle bestanden en instellingen. Vertrekkende medewerkers worden met één handeling afgesloten, inclusief het intrekken van alle toegangsrechten.
Hoe kan een cloudwerkplek het onboarden versnellen?
Een cloudwerkplek versnelt onboarding door het proces te standaardiseren en te automatiseren. In plaats van losse stappen die handmatig worden uitgevoerd, activeer je een vooraf ingesteld profiel. Nieuwe medewerkers zijn hierdoor binnen enkele uren operationeel in plaats van meerdere dagen.
De versnelling zit in drie concrete mechanismen:
- Centrale gebruikersbeheer: Alle accounts, licenties en toegangsrechten worden beheerd vanuit één systeem. Een nieuw account aanmaken triggert automatisch de juiste instellingen.
- Apparaatonafhankelijkheid: De medewerker kan inloggen op elke laptop of computer. Er is geen specifieke configuratie per apparaat nodig.
- Vooraf ingestelde werkplek: Applicaties, gedeelde mappen en communicatietools zijn direct beschikbaar na de eerste login.
TCA biedt dit aan als onderdeel van de Modern Work Suite: een pakket waarbij werkplek, beveiliging, back-ups en beheer zijn gebundeld in één maandbedrag per medewerker. Nieuwe collega’s zijn binnen uren aan de slag, zonder dat iemand handmatig aan de slag moet met configuraties.
| Afspraak maken |
Wanneer is het slim om over te stappen op een cloudwerkplek?
Overstappen op een cloudwerkplek is slim zodra de huidige IT-omgeving meer tijd, aandacht en geld kost dan ze oplevert. Concrete signalen zijn: onboarding die dagen duurt, medewerkers die klagen over thuiswerken, een server die ouder is dan vijf jaar, of een IT-leverancier die alleen reageert bij storingen in plaats van proactief meedenkt.
Je hoeft niet te wachten op een crisis. De overstap verloopt het soepelst als je hem plant in een rustige periode, niet als reactie op een haperend systeem of een server die dreigt te crashen. Hoe langer je wacht, hoe groter de technische schuld die je meeneemt naar de nieuwe omgeving.
Bedrijven in gereguleerde sectoren of met gevoelige klantdata profiteren bovendien van een private cloud waarbij data fysiek in Nederland blijft. Dat is relevant voor branches zoals zorg, bouw en zakelijke dienstverlening. TCA begeleidt de volledige cloudmigratie: van inventarisatie van de huidige omgeving tot de keuze voor het juiste model en de implementatie.
Wil je weten of jouw huidige hardware geschikt is voor de overstap? TCA biedt een gratis hardwarecheck aan, zodat je weet waar je aan toe bent voordat je een beslissing neemt. En twijfel je nog? De eerste 30 dagen probeer je het zonder risico. Bekijk de mogelijkheden op tca.nl of lees meer over de security baseline die TCA hanteert om jouw cloudwerkplek veilig te houden.