Microsoft 365 slaat geen volledige back-ups op van jouw data. De dienst biedt beperkte hersteltools zoals prullenbakken en versiebeheer, maar dat is geen vervanging voor een echte back-upoplossing. Raak je data kwijt door een menselijke fout, een cyberaanval of een softwareprobleem, dan is herstel zonder externe back-up lang niet altijd mogelijk. In dit artikel beantwoorden we de meest gestelde vragen over back-ups in Microsoft 365 Business.
Slaat Microsoft 365 automatisch een back-up op van je data?
Microsoft 365 slaat geen automatische back-ups op in de traditionele zin van het woord. Microsoft zorgt voor de beschikbaarheid van de infrastructuur, maar de verantwoordelijkheid voor het beschermen van jouw data ligt bij jou als gebruiker. Dit staat ook expliciet beschreven in het gedeelde verantwoordelijkheidsmodel dat Microsoft hanteert.
Wat Microsoft wel biedt, zijn beperkte hersteltools. Verwijderde bestanden in OneDrive en SharePoint blijven standaard 93 dagen bewaard in de prullenbak. E-mails in Exchange Online hebben een vergelijkbare bewaarperiode. Versiebeheer in SharePoint stelt je in staat om terug te gaan naar een eerdere versie van een document.
Maar deze tools hebben duidelijke grenzen. Ze beschermen niet tegen massaal gegevensverlies door ransomware, niet tegen fouten die pas na de bewaarperiode worden ontdekt, en niet tegen situaties waarbij een account wordt verwijderd. Voor een betrouwbare bescherming van jouw bedrijfsdata heb je een externe back-upoplossing nodig die speciaal voor Microsoft 365 is ontworpen.
| Afspraak maken |
Welke data in Microsoft 365 loopt het meeste risico op verlies?
De data die het meeste risico loopt op verlies in Microsoft 365, is data die per ongeluk wordt verwijderd, overschreven of aangetast door ransomware. Dat klinkt logisch, maar in de praktijk zijn het juist de meest dagelijkse handelingen die leiden tot dataverlies: een medewerker verwijdert een map, een synchronisatiefout overschrijft bestanden, of een vertrekkende collega wordt te snel uit het systeem gezet.
Concreet zijn dit de meest kwetsbare databronnen binnen Microsoft 365:
- Exchange Online (e-mail): Verwijderde mailboxen van ex-medewerkers zijn na de bewaarperiode permanent weg, inclusief alle correspondentie.
- SharePoint en OneDrive: Bestanden die buiten de herstelperiode vallen of die door ransomware zijn versleuteld, zijn zonder externe back-up onherstelbaar.
- Microsoft Teams: Chatberichten, kanaalinhoud en bestanden die via Microsoft Teams worden gedeeld, vallen onder SharePoint en Exchange, maar worden door veel organisaties over het hoofd gezien bij hun back-upstrategie.
- Contacten en agenda-items: Worden zelden actief geback-upt, maar zijn voor veel medewerkers cruciaal voor hun dagelijkse werk.
Bedrijven die werken met Microsoft 365-pakketten denken vaak dat hun data vanzelf veilig is. Dat misverstand is precies de reden waarom dataverlies in de praktijk zo vaak voorkomt.
Wat zijn de opties voor het maken van een back-up in Microsoft 365?
Er zijn drie gangbare opties voor het maken van een back-up van Microsoft 365-data: ingebouwde Microsoft-tools, handmatige export, en geautomatiseerde back-upsoftware van een externe aanbieder. De derde optie is voor de meeste bedrijven de enige die echt betrouwbare bescherming biedt.
Ingebouwde hersteltools van Microsoft
Microsoft biedt versiebeheer, prullenbakken en bewaarbeleid via het Microsoft Purview Compliance Center. Deze tools zijn handig voor incidenteel herstel van kleine fouten, maar ze zijn niet ontworpen als volwaardige back-upoplossing. Ze hebben vaste bewaarperiodes, bieden geen geautomatiseerde herstelworkflow en vereisen technische kennis om goed in te stellen.
Handmatige export
Je kunt data handmatig exporteren via de Microsoft 365-beheeromgeving. Denk aan PST-exports van mailboxen of downloads van SharePoint-bibliotheken. Dit is arbeidsintensief, foutgevoelig en niet schaalbaar voor bedrijven met meerdere medewerkers. Bovendien is een handmatige export een momentopname, geen doorlopende bescherming.
Externe back-upsoftware
De meest complete oplossing is een gespecialiseerde back-uptool die automatisch en dagelijks een kopie maakt van alle Microsoft 365-data. Deze tools ondersteunen Exchange, SharePoint, OneDrive en Teams, bieden gedetailleerd herstel op item-niveau en bewaren data voor een langere periode dan Microsoft standaard doet. Dit is de aanpak die TCA inzet als onderdeel van haar Modern Work Suite.
Hoe werkt een back-up via een externe tool voor Microsoft 365?
Een externe back-uptool voor Microsoft 365 maakt via de Microsoft API dagelijks een volledige kopie van jouw data en slaat die op in een afgeschermde omgeving buiten Microsoft 365. Zo is de back-up onafhankelijk van de Microsoft-infrastructuur en beschermd tegen aanvallen die de productieomgeving raken.
Het proces werkt globaal als volgt:
- De tool verbindt via een beveiligde API-koppeling met jouw Microsoft 365-tenant.
- Dagelijks worden alle geselecteerde databronnen (mailboxen, OneDrive, SharePoint, Teams) geback-upt naar een externe opslaglocatie.
- De back-ups worden versleuteld opgeslagen, zodat alleen geautoriseerde personen toegang hebben.
- Via een beheerdashboard kun je op elk moment zien welke data is geback-upt en herstel starten op item-niveau, zonder dat de hele omgeving hoeft te worden teruggezet.
Een goed ingerichte back-upoplossing werkt volledig op de achtergrond. Je merkt er niets van, totdat je hem nodig hebt.
Hoe snel kun je data terugzetten na een incident in Microsoft 365?
Met een externe back-upoplossing kun je data in Microsoft 365 doorgaans binnen enkele minuten tot een paar uur terugzetten, afhankelijk van de hoeveelheid data en het type herstel. Herstel van een enkel e-mailbericht of bestand gaat razendsnel. Volledig herstel van een grote SharePoint-omgeving na een ransomware-aanval duurt langer.
Zonder externe back-up is het beeld een stuk somberder. Als data buiten de bewaarperiode van Microsoft valt of als de productieomgeving volledig is aangetast, is herstel in veel gevallen niet meer mogelijk. De schade beperkt zich dan niet alleen tot verloren bestanden, maar ook tot stilstand, herstelkosten en reputatieschade.
De snelheid van herstel hangt ook af van hoe de back-up is ingericht. Granulariteit is daarbij een sleutelwoord: een goede tool laat je kiezen of je één bestand, een volledige mailbox of een complete site wilt terugzetten. Dat maakt het herstelproces overzichtelijk en voorkomt dat je meer terugzet dan nodig is.
| Afspraak maken |
Wat kost een goede back-upoplossing voor Microsoft 365?
Een goede back-upoplossing voor Microsoft 365 kost gemiddeld enkele euro’s per gebruiker per maand, afhankelijk van de hoeveelheid data, de bewaarperiode en de gekozen aanbieder. Voor de meeste MKB-bedrijven zijn de kosten relatief laag vergeleken met de potentiële schade van dataverlies.
Wat de kosten bepaalt:
- Aantal gebruikers: Back-uptools worden doorgaans per licentie per maand geprijsd.
- Bewaarperiode: Langer bewaren van back-ups vraagt meer opslagcapaciteit en verhoogt de kosten.
- Databronnen: Sommige tools prijzen Exchange, SharePoint en Teams apart. Een alles-in-één licentie is overzichtelijker.
- Beheer: Als je de back-up zelf beheert, betaal je alleen voor de software. Als een IT-partner het beheer overneemt, zit dat in de servicekosten.
TCA biedt back-up als onderdeel van een breder beheercontract, zodat je niet losse tools hoeft te combineren. Dat maakt de kosten voorspelbaar en het beheer eenvoudig. Als gecertificeerd Microsoft Solutions Partner beschikt TCA over de kennis om jouw Microsoft 365-omgeving goed in te richten, inclusief een back-upstrategie die past bij de omvang en het risicoprofiel van jouw organisatie.
Wil je weten wat de juiste aanpak is voor jouw bedrijf? Leer TCA kennen en ontdek hoe wij MKB-bedrijven ontzorgen op het gebied van Microsoft 365, back-up en IT-beheer, of bekijk direct de Microsoft 365-pakketten die TCA aanbiedt.