Welke Microsoft 365 licentie een medewerker nodig heeft, hangt af van wat die persoon dagelijks doet. Een medewerker die alleen e-mail en Teams gebruikt, heeft aan Business Basic genoeg, terwijl iemand met complexe beveiligingsbehoeften of geavanceerde productiviteitstools beter af is met Business Premium. De verwarring ontstaat doordat veel bedrijven licenties toewijzen zonder ooit te inventariseren wie wat daadwerkelijk gebruikt. Dit artikel beantwoordt de meest gestelde vragen over Microsoft 365 licenties, zodat jij een weloverwogen keuze kunt maken voor jouw team.
Wat is het verschil tussen Microsoft 365 Business Basic, Standard en Premium?
Microsoft 365 Business Basic, Standard en Premium zijn drie licentieniveaus die oplopend meer functionaliteit bieden. Basic richt zich op cloudgebaseerde samenwerking, Standard voegt desktopapplicaties toe, en Premium biedt bovenop Standard uitgebreide beveiligings- en compliancefuncties. Het belangrijkste verschil zit in twee assen: de beschikbaarheid van Office-apps en de diepte van de beveiliging.
Wat zit er in Microsoft 365 Business Basic?
Business Basic geeft toegang tot de webversies van Word, Excel en PowerPoint, plus Exchange e-mail, Teams, SharePoint en OneDrive. De Office-apps zijn alleen via de browser beschikbaar, niet als geïnstalleerde software op de computer. Dit maakt Basic geschikt voor medewerkers die voornamelijk in de browser werken en geen zware documentbewerking nodig hebben.
Wat voegt Standard en Premium toe?
Business Standard voegt de volledige installeerbare Office-apps toe, waaronder Outlook, Word, Excel en PowerPoint op maximaal vijf apparaten per gebruiker. Ook zit er meer opslagruimte in en zijn er extra functies voor webinars en evenementen via Teams. Business Premium gaat een stap verder met Microsoft Defender for Business, Intune voor apparaatbeheer, Azure Active Directory Premium en geavanceerde e-mailbeveiliging. Dit niveau is ontworpen voor bedrijven die serieus werk willen maken van cybersecurity en compliancebeheer.
| Afspraak maken |
Welke licentie heeft een medewerker nodig die alleen e-mail en Teams gebruikt?
Een medewerker die alleen e-mail en Teams gebruikt, heeft in de meeste gevallen genoeg aan Microsoft 365 Business Basic. Deze licentie bevat Exchange Online voor zakelijke e-mail, Teams voor chat en videobellen, SharePoint voor gedeelde documenten en OneDrive voor persoonlijke opslag in de cloud. Zolang er geen behoefte is aan geïnstalleerde Office-apps of geavanceerde beveiligingsfuncties, is Basic de meest kostenefficiënte keuze.
Denk hierbij aan medewerkers in een ondersteunende rol die voornamelijk communiceren, agenda’s beheren en documenten lezen. Zij werken prima met de webversie van Word of Excel als ze af en toe een bestand moeten openen. Voor organisaties die Microsoft Teams inzetten als centrale werkplek is Basic vaak voldoende voor een groot deel van de medewerkers. Zodra iemand dagelijks intensief documenten bewerkt, presentaties maakt of complexe spreadsheets gebruikt, is de overstap naar Standard zinvol.
Wanneer is Microsoft 365 Business Premium de betere keuze?
Microsoft 365 Business Premium is de betere keuze wanneer beveiliging, apparaatbeheer of compliance een rol spelen. Premium is niet alleen een uitgebreidere werkplek, het is in de kern een beveiligingsplatform. Bedrijven die gevoelige klantdata verwerken, werken met medewerkers op eigen apparaten, of te maken hebben met sectorspecifieke regelgeving, hebben aan Standard simpelweg niet genoeg.
Concreet biedt Premium functies als automatische apparaatregistratie via Intune, waarmee je een verloren of gestolen laptop op afstand kunt wissen. Microsoft Defender for Business beschermt endpoints actief tegen malware en phishingaanvallen. En met Azure AD Premium kun je voorwaardelijke toegang instellen: een medewerker die inlogt vanaf een onbekend apparaat krijgt dan automatisch een extra verificatiestap.
Voor bedrijven die hun Microsoft 365 licenties willen koppelen aan een bredere beveiligingsstrategie, is Premium vrijwel altijd de logische keuze. TCA adviseert bedrijven actief over welk niveau past bij hun risicoprofiel, iets wat veel IT-leveranciers nalaten.
Mag je verschillende licentieniveaus door elkaar gebruiken binnen één bedrijf?
Ja, je mag verschillende Microsoft 365 licentieniveaus door elkaar gebruiken binnen één bedrijf. Microsoft staat gemengde licentietoewijzing toe, wat betekent dat de ene medewerker Business Basic kan hebben terwijl een andere medewerker Business Premium gebruikt. Dit heet een mixed licensing model en is voor veel MKB-bedrijven de meest praktische aanpak.
In de praktijk betekent dit dat je licenties kunt afstemmen op de werkzaamheden van elke medewerker. Een magazijnmedewerker die alleen de mobiele Teams-app gebruikt, heeft een andere behoefte dan een accountmanager die dagelijks presentaties bouwt en klantdata beheert. Door licenties te differentiëren betaal je niet meer dan nodig, zonder dat je inlevert op functionaliteit voor wie dat echt nodig heeft.
Let wel op dat sommige beveiligingsfuncties in Premium pas optimaal werken als ze breed worden uitgerold. Als je Intune gebruikt voor apparaatbeheer, wil je dat voor alle apparaten in je organisatie activeren, niet alleen voor een deel. Een goede licentiestructuur vraagt dus om een doordacht overzicht van wie wat doet.
Hoe breng je in kaart welke licentie elke medewerker daadwerkelijk nodig heeft?
Je brengt de juiste licentie per medewerker in kaart door drie vragen te beantwoorden: welke applicaties gebruikt iemand dagelijks, werkt iemand op een beheerd bedrijfsapparaat of op eigen hardware, en heeft de functie toegang tot gevoelige data? Op basis van die drie criteria kun je elke medewerker indelen in een licentieniveau zonder te gissen.
Een praktische aanpak werkt als volgt:
- Breng rollen in kaart: Groepeer medewerkers op functietype, niet op naam. Denk aan communicatiegerichte rollen, kantoorwerk met zware documentbewerking, en rollen met toegang tot klant- of financiële data.
- Controleer daadwerkelijk gebruik: In het Microsoft 365 beheercentrum kun je gebruiksrapporten inzien. Zo zie je wie de geïnstalleerde Office-apps daadwerkelijk gebruikt en wie alleen de webversie opent.
- Beoordeel beveiligingsvereisten: Medewerkers die op eigen apparaten werken of toegang hebben tot gevoelige systemen, hebben doorgaans Premium nodig voor apparaatbeheer en conditional access.
- Koppel licenties aan onboardingproces: Stel per rolprofiel een standaard licentie in, zodat nieuwe medewerkers direct de juiste toegang krijgen zonder handmatige toewijzing.
TCA helpt bedrijven bij precies dit soort inventarisaties als onderdeel van de Microsoft 365 begeleiding. Veel bedrijven ontdekken tijdens zo’n audit dat ze betalen voor licenties die nauwelijks worden gebruikt, of juist dat medewerkers te weinig rechten hebben voor wat ze dagelijks nodig hebben.
| Afspraak maken |
Wat kost een Microsoft 365 licentie per medewerker per maand?
De prijs van een Microsoft 365 Business licentie varieert per niveau en wordt doorgaans per gebruiker per maand gefactureerd. Business Basic is het meest betaalbaar, Standard zit daar tussenin, en Premium is het duurste van de drie. De exacte bedragen variëren afhankelijk van contractvorm en of je rechtstreeks bij Microsoft of via een partner afneemt.
Wat veel bedrijven vergeten is dat de licentieprijs zelden de volledige kostenplaatje weergeeft. Beheer, ondersteuning en implementatie komen daar bovenop. Via een Microsoft 365 pakket van TCA zijn licenties, beheer en ondersteuning gebundeld in één maandbedrag per medewerker. Dat maakt de kosten voorspelbaar en voorkomt verrassingen bij storingen of migraties.
Een andere overweging is wat je bespaart door de juiste licentie te kiezen. Bedrijven die alle medewerkers op Premium zetten terwijl de helft alleen e-mail en Teams gebruikt, betalen structureel te veel. Omgekeerd betalen bedrijven die beveiligingsincidenten krijgen doordat ze op Basic zijn blijven zitten, uiteindelijk veel meer dan het verschil in licentieprijs.
Wil je weten welke licentiestructuur past bij jouw organisatie? TCA is gecertificeerd Microsoft Solutions Partner en helpt bedrijven met 10 tot 100 medewerkers om hun Microsoft 365 omgeving overzichtelijk, veilig en kostenefficiënt in te richten. Neem contact op met het team van TCA voor een vrijblijvend gesprek over jouw situatie.
Gerelateerde artikelen
- Wat is het verschil tussen compliance en daadwerkelijke cyberbeveiliging?
- Hoe begin je met ISO 27001 zonder interne compliance-kennis?
- Hoe onboard je nieuwe medewerkers sneller met Microsoft 365?
- Wat is een nulmeting voor cybersecurity en hoe werkt het?
- Hoe vraag ik mijn toeleveranciers om NIS2-compliance aan te tonen?